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仕事を効率化する [スライドショー]

「できない」と言うことを恥ずかしいと思わない
「デキる人だと思われたい」という気持ちが強いと、背伸びをすることになり、頑張りすぎてしまう。「『できない』自分を認め、恥ずかしがらずに、分からないことは分からないと言いましょう。気取りのない人には、周囲も手を貸してくれるものです」

今日やる仕事以外は「8割」捨てる
「あれもこれも今日中に」と抱え込まず、まずは重要度と緊急度の高いものから優先的に手をつけて。重要だが緊急ではない仕事は思い切って翌日に回し、分担できる仕事は人にお願いしてみる。それ以外の仕事は省くようにすれば、「今日やらなければ」と思っていた仕事のうち、8割は手放せることに気付くはず。

丁寧さとスピード、どちらが優先か確認する
「多くの上司は仕事を振るときに『アレ、〇日までにやっといて』と言うくらいで、丁寧な指示はしてくれないもの。このため、引き受けるときには自分から仕事の目的を確認しましょう。仕事の目的が分かれば、丁寧さとスピードのどちらをより求められているのかも分かります」

「ECRS(イクルス)」の法則で仕事を効率化する
「ECRSの法則は、生産管理の現場で活用される業務改善のステップ。この考え方を使えば、どんな仕事でも効率アップを図ることができます」と伊庭正康さん。まずは業務そのものをなくせないか考え(E)、残った仕事もまとめて行う方法を考える(C)。物事の手順や置き場所を入れ替えたり(R)、自動化やパターン化をすることでも(S)、仕事は短縮できる

7割できた段階で周囲の知恵を借りる
「自分ですべてやろうとするから時間がかかる。7割できたところで、『こんな感じなんですが…』と、周囲に見せアドバイスを受けましょう。方向が違っていたとしてもここで軌道修正ができ、結果的に早くなります。ときには後輩や部下からも知恵を借りる勇気を持って」

PC、企画書作りなど一つでも強みを見つける
上手に「手抜き」をするには、仕事の基本的なスキルを磨いて、業務そのものをスピードアップすることも大事。PCや企画書作りなど、何でもOK。一つでも強みが見つかれば自信につながり、「他人からの評価を恐れて頑張りすぎる」ということもなくなるはず


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